Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина (УрФУ) – крупнейшее образовательное учреждение Урала и одно из лучших в России. Поддерживать столь высокую планку с 2013 года вузу помогает система электронного документооборота DIRECTUM.
Компания «ФИНЭКС Качество», генеральный партнер DIRECTUM и главный исполнитель по проекту, автоматизировала большинство административных процессов. На сегодняшний день в системе работают более 700 сотрудников – это весь управленческий аппарат, институты, структурные подразделения и филиалы Университета в Свердловской области.
Внедрение ECM-системы выполнялось в рамках Программы развития Университета. Приказом ректора УрФУ проекту присвоен статус стратегического. В связи с этим руководство вуза запланировало провести его независимую экспертизу с привлечением специалистов высшей квалификации.
Анализ результатов внедрения проводили компании «Галактика ИТ» (г.Санкт-Петербург) и «Доктайп» (г.Екатеринбург) – партнеры DIRECTUM. Корпорация «Галактика» обладает богатой практикой автоматизации процессов в вузах, в том числе на базе ECM-решений. Компания «Доктайп» в сообществе DIRECTUM известна своей высокой компетенцией в прикладной разработке и новаторским подходом к адаптации проектов под требования заказчика (именно специалисты Доктайпа стали победителями конкурса DIRECTUM Awards 2013 в номинации «Решение разработчика»).
В ходе аудита специалистами этих компаний изучались:
- проектная и техническая документация;
- разработанные технические решения, корректность проведенных настроек системы;
- оптимальность используемых при автоматизации алгоритмов работы;
- статистика выполнения процессов в системе DIRECTUM;
- содержание обращений пользователей в службу технической поддержки.
Также проведен анализ удовлетворенности пользователей.
Для повышения степени объективности итоговых результатов обе компании проводили обследование независимо друг от друга. Экспертные заключения по результатам аудита были представлены на расширенном заседании рабочей группы по внедрению СЭД УрФУ. Эксперты отметили корректность настроек и модификаций системы, и самое главное – полное соответствие разработанных решений требованиям заказчика.
Эксперты подчеркнули, что возможности для развития и совершенствования системы DIRECTUM еще далеко не исчерпаны. Улучшать систему в УрФУ можно сразу в нескольких направлениях:
- повышение наглядности пользовательской документации;
- расширение возможностей использования веб-доступа;
- оптимизация и повышение наглядности и эргономики интерфейса;
- оптимизация процессов работы в части максимального использования параллельных схем согласования с целью сокращения общего срока работы с документами.
Гончарова Н.В., начальник управления по делопроизводству и общим вопросам УрФУ:
«В процессе обследования эксперты смогли объективно и беспристрастно оценить качество работ по внедрению системы. Результаты независимого аудита будут внимательно изучены рабочей группой и помогут определить основные пути дальнейшего развития и совершенствования системы электронного документооборота Уральского федерального университета. Мы благодарны всем экспертам за проделанную работу».
Старков Д.Ю., исполнительный директор ЗАО «ФИНЭКС Качество»:
«При выполнении нашей компанией проектов в области управленческого консалтинга, в частности, при внедрении систем менеджмента в соответствии с международными стандартами, проведение аудита «третьей стороной» является обычной практикой. Независимая оценка совместной работы Заказчика и Консультанта, итоговых результатов проекта авторитетными экспертами позволяет непрерывно совершенствовать качество консалтинговых услуг. Однако в рамках ИТ-проекта с таким требованием Заказчика мы столкнулись впервые, и этот опыт я оцениваю как весьма позитивный. С одной стороны, мы получили высокую оценку наших коллег, которые, как и наша компания, имеют солидный опыт внедрения DIRECTUM. С другой стороны, прозвучавшие замечания и рекомендации позволят нам усовершенствовать методологию и технологию выполнения работ и поднять качество реализуемых проектов на новый уровень. Мне кажется, практику «внешних аудитов» результатов внедрения стоит рассматривать как обязательную для любого крупного проекта – это пойдет на пользу всем его участникам».
