О заказчике
Страховая группа УРАЛСИБ входит в топ-15 крупнейших страховых компаний России, обладает 23-летним опытом работы на рынке. 82 % акций компании контролирует частный инвестор Владимир Коган. Компания предлагает все виды страховых услуг. Компания имеет рейтинг надежности от «Эксперт РА» на уровне А+ (очень высокий рейтинг надежности).
Об исполнителе
Canon Europe является дочерней компанией корпорации Canon Inc. (Япония), мирового лидера в области создания инновационных технологий формирования и обработки изображений. Более 50 лет игрок предлагает своим клиентам в Европе передовые решения для работы с изображениями, включая фотооборудование, принтеры, сканеры и бинокли, а также модельный ряд цифровых компактных и зеркальных фотокамер, ассортимент устройств для печати и работы с документами для небольших и средних компаний, крупных корпораций и государственных учреждений. Подразделение промышленных продуктов предлагает спектр товаров, удовлетворяющих запросам разнообразных рынков, таких как рынки медицинского, оптического и телевещательного оборудования, сфера информационных технологий. Выручка от продаж Canon Europe составляет примерно одну треть от общего объёма продаж корпорации Canon. В штате компании на территории Европы, Ближнего Востока и Африки (регион ЕМЕА) работают 11 тыс. человек. По версии Агентства IT research, в первом квартале 2015 года Canon занимала место №1 на российском рынке копировального оборудования с долей рынка 34 %.
Предпосылки проекта
СГ УРАЛСИБ использует копировальную технику не только для внутренних нужд, но и для заполнения бланков выдаваемых полисов. До 2011 года здесь функционировало в основном персональное копировальное оборудование различных вендоров, оно было установлено у небольшой группы людей, не обеспечивало работу с необходимой скоростью, требовало резервного хранения большого количества различных картриджей. В результате стоимость владения им была неоправданно высокой.
Решение о переходе на централизованную печать в СГ УРАЛСИБ было принято в 2011 году. Среди крупных поставщиков оргтехники был объявлен конкурс. Им было предложено обширное техническое задание, составленные на его основе предложения должны были включать информацию по срокам поставки, стоимости отпечатка, возможностям самообслуживания. Рассматривались контракты на срок от 2 до 5 лет.
Изначально проект был нацелен на Москву, где находится два основных офиса СГ УРАЛСИБ: центральный офис и центр урегулирования убытков. Основными требованиями были простота использования с точки зрения пользователя, потому что переход с персональных принтеров на централизованную печать влечет за собой определенные изменения в алгоритме действий. Требовалось решение простое и одновременно эффективно закрывающее все задачи с точки зрения ИТ, кроме того, была поставлена задача снижения количества печати за счет усиления контроля. По результатам данного конкурса была выбрана компания Canon.
Ход проекта
Поставки оборудования Canon в московские офисы СГ УРАЛСИБ начались в 2012 году. Изначальных инвестиций в проект не требовалось: покупка услуг Canon как сервиса подразумевает пост-оплату потребленных услуг. В центральный офис было поставлено 12 единиц техники на 25 отпечатков: 2 цветных и 10 черно-белых принтеров. В офис урегулирования убытков поставили 5 принтеров. В последующие 2 года - в рамках заключенного двухлетнего контракта - это количество не менялось.
«Как такового обучения администраторов не потребовалось: поскольку программное обеспечение типовое, и система управления пользователями достаточно понятна, оказалось достаточным общения администраторов СГ УРАЛСИБ и специалистов Canon в режиме вопрос-ответ по горячей линии вендора. Что касается пользователей, то с ними было еще проще. Все они были занесены в сервис печати и единственное, что им было необходимо - это подойти к принтеру со своим пропуском, указать имя пользователя и пароль и начать печатать. Для обучения этому процессу было достаточно нескольких рассылок-инструкций по электронной почте», - рассказал начальник управления методологии и обеспечения качества информационно-технологических услуг СГ УРАЛСИБ Петр Трещалин.
По окончанию первого контракта после проведенного анализа количества оборудования и числа отпечатков на каждом принтере было принято решение увеличить количество копий с одного устройства, то есть совершить переход на более скоростные принтеры. В 2014 году контракт СГ УРАЛСИБ и Canon был пролонгирован, оборудование заменено. Поскольку претензий к вендору с точки зрения поставок, обслуживания и работы техники у заказчика не возникло, было также решено расширить географию сотрудничества и перераспределить в регионы принтеры, которые прежде работали на московских площадках.
«Естественно, что стоимость владения сервисом печати зависит от количества пользователей, для экономической эффективности нужно определенное число напечатанных копий. Поэтому тиражирование мы начали с больших филиалов с числом сотрудников более 150 человек. Первым регионом стал Петербург, где, как и в Москве, у Canon усиленная сервисная поддержка. В то же время в самой СГ УРАЛСИБ происходили изменения, многие сервисы начали централизовываться, появились хабы в Брянске и Ижевске, которые тоже требовалось закрыть оборудованием. Соответственно, эти города стали следующими в проекте», - говорит Петр Трещалин.
В 2015 году началось тиражирование оборудования Canon по небольшим филиалам СГ УРАЛСИБ численностью от 50 человек – в таких городах, как Красноярск, Оренбург, Нижневартовск.
Итоги проекта
В настоящее время в СГ УРАЛСИБ используется ряд моделей оборудования Canon – как цветных принтеров, так и черно-белых. В центральном офисе это IR-ADV 4245 (ч/б), IR-ADV 500 (ч/б), IRC-2020 (цвет), в филиалах - IR-3225(ч/б), IR-ADV 500 (ч/б). Цветная печать применяется в маркетинге для создания внутренних и внешних презентаций. На черно-белых принтерах идет заполнение полисов. С началом использования совместимых принтеров качество печати в полисах значительно возросло, что отметили как сотрудники, так и клиенты СГ УРАЛСИБ.
Страховая группа использует несколько вариантов поддержки со стороны Canon в зависимости от типа вопроса или проблемы. Если это ошибка в работе, то администраторы СГ УРАЛСИБ обращаются в Canon по горячей линии или электронной почте, а также к менеджеру, если ситуация возникла вечером или в выходные. Вопросы по обслуживанию принтеров задаются по электронной почте, при необходимости приезжает сотрудник Canon. Кроме того, специалисты Canon проверяют работу оборудования на местах еженедельно.
В общей сложности за время действия проекта затраты на печать по центральному офису СГ УРАЛСИБ снизились примерно на треть. Переход на оборудование Canon позволил буквально с момента начала поставок резко снизить количество потребляемой бумаги и временных затрат сотрудников на обслуживание парка оборудования. Финансовые затраты на печать снизились за счет использования более скоростного оборудования с более дешевой стоимостью отпечатка, чем персональные принтеры.
Перспективы проекта
В планах СГ УРАЛСИБ разместить оборудование Canon во всех филиалах компании до конца 2016 года. С 2017 года планируется тиражирование в точки агентских продаж.