eDocLib от ЭОС. Новая версия СЭД

Напомним, что система eDocLib разработана на платформе Microsoft.NET и представляет собой корпоративный портал для создания общего информационного пространства и для организации online-взаимодействия с сотрудниками и клиентами, а также для удаленного доступа к информации. Ключевые технологии и функции, реализуемые с помощью eDocLib сегодня, – это управление документами, образами документов (Document Imaging), электронными записями (ERM) и данными, рабочими процессами (Workflow), веб-контентом (WCM) и мультимедиаконтентом (DAM), знаниями (Knowledge Management), а также коллективная работа (Сollaboration), пользовательские порталы и поисковые возможности. С помощью eDocLib можно работать с любыми видами информации, создавая требуемые описания данных произвольной сложности. Важная особенность системы – она позволяет без программирования создавать и изменять описания, настраивать конфигурацию в соответствии с меняющимися потребностями. Свойства конструктора, адаптивность и произвольная масштабируемость делают eDocLib применимой в любых организациях. В числе пользователей системы, например, Центральный государственный исторический архив Республики Башкортостан (см. новость раздела «ЭОС» от 25 ноября 2009 г.).

eDoсLib выступает одновременно как готовый продукт и как средство разработки самостоятельных приложений – многоцелевых систем управления информацией и организации взаимодействия пользователей. На базе ECM-системы eDocLib разработан набор бизнес-решений для управления корпоративным контентом и организации взаимодействия пользователей: система электронного документооборота «eDocLib:Документооборот», система «Приемная Руководителя» для автоматизации работы по организации контактов руководителя и формированию плана мероприятий с его участием, а также корпоративная электронная библиотека нормативных и справочных документов и различные системы учета и архивного хранения. С помощью поставляемой опции «Конфигуратор» на основе eDocLib можно создавать и другие системы, в том числе без участия программистов.

Конфигурация «eDocLib:Документооборот» включена в комплект поставки ECM-системы eDocLib 2.4. Это web-решение поддерживает полный цикл управления документами: создание проекта документа, коллективное обсуждение, регистрацию документа, маршрутизацию, контроль исполнения, поиск, создание отчетов, списание в дело и уничтожение. С помощью системы можно полностью вести электронный документооборот, а также использовать ее для поддержки бумажного документооборота. Ее особенность – возможность изменения существующих видов регистрационной информации и создания требуемых видов описания данных. Как говорилось выше, настроить систему с учетом правил документооборота своей организации потребитель может самостоятельно. Полнофункциональный API позволяет интегрировать «eDocLib:Документооборот» с другими используемыми в организации системами. Входящая в поставку системы утилита экспорта/импорта обеспечивает передачу документов между «eDocLib:Документооборот» и другими системами. Одним из ее штатных режимов является загрузка в «eDocLib:Документооборот» документов из системы «ДЕЛО».

Система может применяться в государственных, муниципальных организациях и на любых предприятиях. По словам генерального директора компании ЭОС Владимира Баласаняна, «eDocLib: Документооборот» подходит заказчикам, которым требуется гибкое и одновременно легкое платформенное веб-решение в области управления электронными документами (см. интервью раздела «ЭОС» от 5 апреля 2010 г.). Демонстрация данного решения включена в программу партнерской конференции «Весенний документооборот – 2010» (см. мероприятие раздела «ЭОС» от 14 апреля 2010 г.).

Аналитики находят, что данное решение ЭОС вывел на рынок своевременно. «Наиболее актуальное направление – интеграция с онлайн-порталом, в этом направлении ЭОС и движется. У компании уже накоплена обширная клиентская база, ее решения продвигают сотни партнеров, поэтому новые версии системы менеджмента контента должны появляться часто, вслед за развитием потребностей пользователей. Поскольку онлайн быстро развивается, пользователи привыкают к новым возможностям, удобствам, и системам документооборота приходится их интегрировать», – считает эксперт ИХ «Финам» Леонид Делицын. 

Решения для работы в онлайне продвигают и другие поставщики СЭД. Например, у ЗАО «Дабл Би» (bb software) имеется продукт bb docflow web. В системе DIRECTUM предлагается два основных подхода к работе с корпоративными данными через веб-браузер: полнофункциональный сервер веб-доступа к DIRECTUM и расширения DIRECTUM для SharePoint – набор веб-частей и интеграционных механизмов для корпоративного портала.

Игроки российского рынка СЭД также высказали свои суждения относительно наиболее актуальных трендов развития систем электронного документооборота.

«Для российского рынка СЭД/ECM пока приоритетны функциональные задачи: сквозная автоматизация процессов, collaboration, хранение электронных документов. Одним из ярких трендов последнего периода стало постоянное возрастание требований заказчиков к эргономике, простоте и красоте интерфейсов систем. К трендам, которые сейчас набирают силу, можно отнести использование в ECM технологий web 2.0, создание специализированных АРМов (интерфейсов) для разных категорий пользователей, применение мультимедийных технологий в оформлении интерфейсов, движение в сторону СПО. Потребность в мобильных приложениях для ECM/СЭД растет и будет продолжать расти – это очевидно. Спрос этот будет формироваться руководителями организаций-заказчиков, причем вне зависимости от отрасли. В целом важно, что сейчас СЭД перестает восприниматься как просто средство для управления документацией. Управлять документами как таковыми и только ради самих документов никому не нужно. Заказчики заинтересованы в организации управления людьми, подразделениями, бизнес-процессами и вообще всей деятельностью. Для этого необходимо грамотное управление информацией, содержащейся в документах, и знаниями сотрудников. Очевидно, что продолжит расти спрос на системы, предлагающие решения задач такого уровня», – говорит директор по маркетингу компании «БОСС-Референт» Ирина Кубликова. 

«Развитие СЭД – как уравнение с несколькими неизвестными и переменными. Есть очевидные требования, предъявляемые к СЭД. Например, для компаний, которые работают в рамках одного офиса и единой локальной сети, предпочтительнее может оказаться desktop-приложение. Для организации с распределенной структурой, возможно, больше подойдет web-приложение или, как вариант, web-интерфейс для работы с единой оперативной базой данных, как это реализовано в web-интерфейсе нашей системы bb workspace. Есть и другие требования. Например, для одних заказчиков важно получить максимально готовое для эксплуатации решение (коробочный продукт, к которым относится и bb workspace), а другие нацелены на «систему-конструктор». В каждом решении есть свои плюсы. Коробочный продукт позволяет быстро начать работать и получать положительный эффект от внедрения электронного документооборота, но возможности по его кастомизации ограничены набором инструментов от разработчика. Комплексный программный продукт позволяет существенно экономить на интеграционных решениях, но, с другой стороны, нагрузка на централизованный вычислительный ресурс несколько увеличивается», – рассуждает генеральный директор ЗАО «Дабл Би» (bb software) Василий Громов.

«Перспективность применения сервис-ориентированной архитектуры и технологий web 2.0 в настоящее время обусловлена потребностью сближения инструментария документирования с бизнесом. Используя BPM/workflow и СОА, можно вызывать сервисы документирования из основных бизнес-процессов и интегрировать СЭД со смежными системами. Перспективными представляются технологии, повышающие интерес топ-менеджмента к документированию деятельности. Их развитию будет способствовать расширение возможностей мобильных устройств, реализация простых, понятных и удобных интерфейсов. Также растет значимость поисковых возможностей систем, особенно технологий интеллектуального поиска, анализа контента», – отмечает заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнтерТраст» Вадим Ипатов.